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保證高效率地完成會議議題的討論要把握4個階段

2021-7-30 13:43|發(fā)布:河南千尚文化傳播有限公司|點擊數(shù): 604

  會議策劃是一項復(fù)雜的工作,不僅要有目標(biāo)、有計劃、有步驟地安排人員參加,而且要保證高效率地完成會議議題的討論。會議活動規(guī)劃一般分為4個階段,分別是調(diào)查研究、設(shè)計協(xié)調(diào)和評估評估。所以,具體要注意哪些方面呢?

  1、調(diào)研階段。

  常言道,沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán),不僅是會議活動,任何活動的策劃都要******行調(diào)查。調(diào)查的內(nèi)容包括:***有關(guān)這類活動的法律法規(guī),主題的選擇,公眾關(guān)心的問題,活動的時間和地點是否適宜等。調(diào)查階段也可以確定會議的主要議題,并作為會議活動的核心和重點,在以后的策劃中處處突出這一議題,這樣的會議活動策劃就更具有統(tǒng)一性。

  2、設(shè)計階段

  研究階段準(zhǔn)備得越充分,設(shè)計階段的工作就越容易,因為這一階段主要是對研究結(jié)果進行分析總結(jié),并加入靈感和創(chuàng)意,設(shè)計整個會議活動,包括流程、會場布置等。常用的方法有頭腦風(fēng)暴、垂直思維、水平思維等,要注意集思廣益,不要隨便否決別人的建議。對于合適的想法,也可以用5W1H的方法提問,讓這些想法與會議活動的主題目標(biāo)一致。當(dāng)然,創(chuàng)意也需要可行性,這也需要提前評估,比如資源是否可行,包括政治資源、人力資源、財務(wù)資源等。以會議活動的入場簽到環(huán)節(jié)為例,可以使用大屏幕互動簽到系統(tǒng)?腿藪呙璐a可以完成簽到,速度快,準(zhǔn)確傳統(tǒng)紙質(zhì)簽到不同,創(chuàng)意感強。

  3、協(xié)調(diào)階段。

  活動策劃中有很多需要協(xié)調(diào)的因素,包括場地,人員,時間,協(xié)調(diào)等等。***別是在大型會議活動的策劃方面,需要多方面的協(xié)調(diào),這就要求策劃人員要有良好的心態(tài),以積極的心態(tài)去協(xié)調(diào)各種因素。

  4、評估階段

  它是會議活動策劃的***后階段,一般是在活動結(jié)束后,還要運用問卷調(diào)查或電話回訪等方法,了解會議參與者、策劃者和其他角色對會議活動的看法。如時間充裕,也可舉行復(fù)盤會議。適時地總結(jié)不足,吸取教訓(xùn),才能不斷提高會議活動策劃能力,為下次活動的策劃做好準(zhǔn)備。


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